接电话的基本礼仪

        坐直，深呼吸，微笑。美国数据（AT＆T）公司曾经用“微笑的声音”来做广告，但现在这种声音已经很少听到了。不要觉得在电话里微笑是件愚蠢的事——当你微笑时，声音听起来完全不一样。只要你自己刻意反复练习几次以后，便会习惯成自然了。世上再也没有比和一个带着真诚、自发性微笑的人谈话更愉快的事。

        准备好一小张纸和笔。除非你是在开车或走路，否则最好在你打电话之前先准备好一小张纸和笔。以便你在接听电话时记下谈话要点或传达给其他单位。当对方开始说话时就随手记录。

        电话响第三声前接听。很快接听电话会让打电话的人觉得你很重视他的时间，而且不希望让他久等。当你手边正在忙其他事情时，请你记住一点，打电话的人没有办法知道你正在做什么，他们只知道电话没人接听。迅速接听电话可以为你公司及你自己建立起良好的声誉。

        立刻告知自己的身份。甚至在自己车上或使用无线电话时也不例外。在公司里，你则必须马上报上自己的部门及姓名，如“业务部，我是杜小姐！”“业务部，我是杜美丽！”前者较正式，后者则比较不正式。直接告诉对方自己的身份就不必费疑猜，并可节省时间。最好通话者也自己表明身份，省得接听者还要问对方是谁。如果对方没有告诉你他的姓名，而你却告知你是
谁时，可以减少敌对的气氛。

        语调应谦恭有礼、友善、专业、热心而柔和。电话礼节的守则其实和商场礼节是一样的：使用好礼貌、发出好的音质、尊敬善待每个人，并且推敲你所说的话。在电话中与人交谈就如同在办公室谈话一般。实际上，外国许多企业招聘秘书，其中最重要一个条件是声音悦耳。当然，对于许多嗓音不足的人，不能强求所难，但力争做到口齿清晰，这并不难。打电话时，你应自然发声，不必故意做出嗲声嗲气的“假嗓子”。嘴要离开话筒约一小手指的距离。