接电话的基本礼仪 |
内容提示：世上再也没有比和一个带着真诚、自发性微笑的人谈话更愉快的事。 |
专心 通话者不应该需要和别的事竞争来引起你的注意，不要边吃东西或喝饮料边听电话，甚至批评经过身边的人。如果有事先预约的访客上门时，请马上结束电话交谈或请对方保留电话，直到招呼好来访的客人后再接听。如果你真的必须分神来照顾其他事，请向通话者解释并请他们稍候，并按电话保留。千万不要用手握住听筒，因为这种举动不但粗鲁而且对方一样会听到。 必要时才转电话 转电话前必须先问清楚对方的需求并解释原因。转电话是处理电话应对最微妙的环节。如果有人打电话来，电话一转再转，马上就会转掉他对贵公司的好感。如果你能当场处理就立即解决，千万不要告诉打电话的人说这不是你的工作。下面提供一个例子供您参考。“对不起！李先生，这方面的事我并不很清楚，我会转给财务部李小姐，请你直接和她沟通。”不要只说“对不起！”就不再管它了。另外，如果打电话来的人工作也很忙，并不愿意久等时，你就告诉来电者说：“好的！我会转告李小姐回您电话。” 如果必须空出电话线，则须向对方解释并尽速回电。“李先生，我现在找不到您需要的资料，是否请你留下可以联络到你的电话号码，只要一找到，我将会马上回电。”当有电话进来而你必须保留线上电话去接听时，请向第一个通话者道歉并让他知道你会马上回来：“是否请你稍候一会儿？我必须接听另一个电话。”立刻向第二个通话者说明你尚有另一通电话，请他或她稍等，你会马上接听。更好的办法是告诉第二个通话者，你会稍候再回电。通常应该优先处理先进来的电话，除非第二个非常紧急需要亲自处理。当你回电时，不要忘了感谢别人不厌其烦的等候。 对别人讲话必须有反应。就算你只是说“是的”“我了解”“我同意”，最少会让对方觉得电话这头的人还活着。 尽量减少其他声音 虽然这端收音机的声音不会困扰你，但对另一端的人可能是相当大的干。 |
